Déclaration de confidentialité à l’attention des candidats-locataires et des locataires

La SISP Le Foyer Schaerbeekois est profondément attachée au respect de votre vie privée et accorde une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel qu’elle est amenée à traiter dans le cadre de l’exécution de ses activités et de ses missions d’intérêt public en tant que Société Immobilière de Service Public.

Lorsqu’il est amené à traiter vos données à caractère personnel, Le Foyer Schaerbeekois s’engage donc à le faire de manière licite, loyale et transparente conformément aux dispositions légales applicables en la matière, dont le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après, le « RGPD ») et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

Par la présente déclaration de confidentialité, Le Foyer Schaerbeekois souhaite vous informer de manière claire et précise sur la manière dont vos données à caractère personnel sont ou seront traitées dans le cadre de votre candidature à un logement chez nous ou dans le cadre de la location d’un logement chez nous.

Pour plus de clarté, la présente déclaration de confidentialité est rédigée sous forme de questions et de réponses.

A. Qui est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel ?
Ou, qui détermine « pourquoi » et « comment » vos données sont traitées ?

Le responsable du traitement de vos données est la Société Immobilière de Service Public « Le Foyer Schaerbeekois », ci-après dénommée « la SISP » ou « Le Foyer Schaerbeekois ». Il s’agit d’une société coopérative agréée par la Société du Logement de la Région de Bruxelles-Capitale sous le numéro 2580.

Coordonnées complètes :

Le Foyer Schaerbeekois
Siège social : rue de la Consolation 70, 1030 Schaerbeek
Numéro d’entreprise : 0401.962.555
Tél : 02 240 80 40
e-mail : lefoyerschaerbeekois@fsh.be

B. Qui est le délégué à la protection des données (DPO) ?

Le Foyer Schaerbeekois a désigné un délégué à la protection des données (ci-après « DPO »). Le DPO a notamment pour mission de conseiller le responsable du traitement et de contrôler le respect du RGPD.

Il est également une personne de contact pour répondre à vos questions relatives au traitement de vos données à caractère personnel et à l’exercice de vos droits.

La mission de DPO a été confiée par Le Foyer Schaerbeekois à la société Octogone Consulting SRL. Vous pouvez le contacter par mail à l’adresse dpo@fsh.be ou par simple courrier à l’adresse suivante :

Le Foyer Schaerbeekois
À l’attention du DPO
rue de la Consolation 70,
1030 Schaerbeek

C. Les finalités et la base juridique du traitement
Ou, pourquoi traitons-nous vos données et sur quelles bases légales le faisons-nous ?

Dans le cadre de la gestion de votre candidature à un logement, la SISP traite ou sera amenée à traiter des données à caractère personnel vous concernant pour atteindre les finalités suivantes :

  • Vous identifier en tant que candidat locataire ;
  • Examiner la recevabilité de votre candidature ;
  • Vérifier si vous remplissez les conditions d’admission pour bénéficier d’un logement social, modéré ou moyen ;
  • Transmettre votre demande au délégué social désigné par la Société du Logement de la Région de Bruxelles-Capitale (ci-après, « SLRB ») pour validation de la candidature ;
  • Vous informer des suites qui sont faites à votre demande ;
  • Déterminer la catégorie de revenus pour l’attribution du logement social ;
  • Déterminer la catégorie de revenus afin de calculer le montant du loyer pour le logement social ;
  • Attribuer des points de priorité pour l’attribution du logement social, modéré ou moyen ;
  • Transmettre votre inscription auprès des autres SISP que vous avez choisies via la Base de Données Régionale (BDR) ;
  • Si nécessaire, radier votre candidature à un logement ;
  • Le cas échéant, effectuer le renouvellement de votre candidature et vérifier que vous répondez toujours aux conditions d’accès au logement ;
  • Prolonger votre bail après vérification de l’évolution des revenus et de la composition de ménage ;
  • Traiter vos plaintes ;
  • Réaliser des statistiques.

Dans le cadre de la gestion de votre dossier de locataire, la SISP traite ou sera amenée à traiter des données à caractère personnel vous concernant pour atteindre les finalités suivantes :

  • Vous identifier en tant que locataire ;
  • Attribuer un logement social, modéré ou moyen ;
  • Rédiger et gérer les documents contractuels ;
  • Enregistrer les baux locatifs ;
  • Constituer les garanties locatives et en assurer la gestion et le suivi ;
  • Calculer le loyer et en assurer la gestion et le suivi ;
  • Assurer la gestion et le suivi des demandes de réduction de loyer ;
  • Assurer la gestion et le suivi des demandes de réduction du précompte immobilier ;
  • Organiser et planifier les états des lieux d’entrée et de sortie et rédiger les documents annexes aux états des lieux ;
  • Accompagner le locataire dans le cadre de demandes d’aménagements spécifiques liées à un handicap ;
  • Mettre en place un suivi social en faveur des locataires qui rencontrent des difficultés sociales ;
  • Accompagner le locataire dans le suivi de ses demandes d’accompagnement social ;
  • Gérer les demandes de mutation et transférer le locataire vers un autre logement ;
  • Éditer les listes d’attribution pour le Conseil d’administration ;
  • Assurer le suivi des attributions réalisées par le Conseil d’administration ;
  • Rédiger des rapports pour le Conseil d’administration ;
  • Enregistrer les plaintes et les demandes d’interventions techniques et effectuer le suivi de ces demandes ;
  • Organiser et planifier des interventions urgentes ou non-urgentes ;
  • Effectuer des visites domiciliaires ;
  • Gérer les contentieux, notamment en entrant en contact avec le locataire qui présente des arriérés de loyer ;
  • Assurer le suivi des éventuelles procédures en justice et, le cas échéant, faire exécuter les jugements (de récupération de créances ou d’expulsion) ;
  • Gérer les dossiers « sinistres » en cas d’incidents liés aux bâtiments ;
  • Exécuter les clauses de fin de bail ;
  • Établir les décomptes de sortie ;
  • Etablir et calculer les décomptes de charges ;
  • Prolonger le contrat ;
  • Gérer les expulsions ;
  • Clôturer le dossier du locataire ;
  • Réaliser des statistiques.

Les données à caractère personnel collectées dans ce cadre sont nécessaires au respect des obligations légales et contractuelles auxquelles Le Foyer Schaerbeekois est soumis, ainsi qu’à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont elle est investie en tant que SISP, à savoir l’application de la législation en matière de logement social, modéré et moyen.

D. Les catégories de données à caractère personnel traitées
Ou, de quelles catégories de données disposons-nous ?

Le Foyer Schaerbeekois est amené à traiter les données suivantes vous concernant :

  • Données d’identification personnelles (nom et prénom, adresse de résidence principale, numéro de téléphone, adresse mail) ;
  • Numéro de registre national ;
  • Caractéristiques personnelles (lieu et date de naissance, sexe, état civil) ;
  • Mentions handicap et maladies évolutives : numéro national de la sécurité sociale, date d’effet de reconnaissance du handicap, date de fin d’effet de la reconnaissance (si non permanente et définitive), caractère de l’invalidité/incapacité de travail (permanente, définitive et/ou à durée déterminée ou indéterminée) (*) ;
  • Situation patrimoniale ;
  • Composition du ménage, lien de parenté ;
  • Nombre de titres de priorité ;
  • Moyens financiers (total des revenus actuels ou l’avertissement-extrait de rôle) ;
  • Montant du loyer payé actuellement ;
  • Données d’identification financières ;
  • Données figurant sur les attestations que vous nous fournissez conformément au formulaire d’inscription ;
  • Caractéristiques du domicile.

En toute circonstance, Le Foyer Schaerbeekois s’engage à ne collecter et à ne traiter vos données à caractère personnel que dans la mesure où cela est strictement nécessaire pour l’accomplissement d’une des finalités énoncées dans la présente déclaration de confidentialité et/ou dans le cadre de ses missions d’intérêt public.

Dès lors, la fourniture et l’exactitude des données à caractère personnel portées sur les différents supports s’avèrent nécessaires pour la gestion de votre dossier de candidature et celui de locataire. La non-fourniture et/ou l’inexactitude des données à caractère personnel pourrai(en)t avoir comme conséquence l’impossibilité pour nous de donner une suite favorable à votre demande de logement.

Le traitement des catégories particulières de données, identifiées par un astérisque (*), est en principe interdit. Cette interdiction de principe ne s’applique toutefois pas à la SISP lorsque le traitement est nécessaire aux fins de l’exécution des obligations et de l’exercice des droits propres au Foyer Schaerbeekois ou de la personne concernée notamment en matière de droit de la protection sociale, dans la mesure où ce traitement est autorisé par le droit belge et qu’il prévoit des garanties appropriées pour les droits fondamentaux et les intérêts de la personne concernée[1].

E. Les sources d’où proviennent les données
Ou, d’où proviennent les données que nous traitons ?

 Les données à caractère personnel qui vous concernent sont portées à notre connaissance directement par vous lorsque vous introduisez votre demande de candidature à un logement social, modéré ou moyen auprès de notre société et/ou que vous nous informez de changements vous concernant au cours du renouvellement de votre candidature.

Les données à caractère personnel qui vous concernent sont également portées à notre connaissance de manière indirecte auprès de sources authentiques publiques auxquelles nous avons accès dans le cadre de nos missions d’intérêt public.

De plus, conformément à l’article 5, §3 de l’arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 26 septembre 1996 organisant la location des habitation gérées par la Société du Logement de la Région bruxelloise ou par les sociétés immobilières de service public, vous « autorisez », en tant que candidat locataire, les SISP à obtenir des services publics compétents tous les documents relatifs aux éléments nécessaires à l’examen de votre dossier de candidat.

F. Les catégories de destinataires
Ou, qui aura accès à mes données à caractère personnel ?

Les destinataires de vos données à caractère personnel sont les suivants :

  • Les autres SISP sélectionnées dans le cadre de votre inscription ;
  • Nos services internes amenés à traiter votre demande d’attribution d’un logement ;
  • Nos organes de gestion en charge de l’attribution des logements ;
  • Vos représentants légaux ;
  • Des administrations et des services publics (SLRB, CPAS, Bruxelles Logement, …) dans le cadre de leurs missions d’intérêt général conformément à la législation ;
  • Les autorités judiciaires et certaines professions réglementées, telles que les avocats ou les huissiers de justice ;
  • La société en charge du décompte de charges ;
  • Nos prestataires agissant en qualité de sous-traitants autorisés à traiter les données (dont nos prestataires de services informatiques).

G. La durée de conservation des données à caractère personnel
Ou, combien de temps conservons-nous vos données ?

Les données à caractère personnel vous concernant, en tant que candidat-locataire, sont conservées pendant la durée nécessaire à l’examen de votre candidature, ainsi que, le cas échéant, le temps nécessaire pour la gestion du contentieux y relatif.

En cas d’admission de votre candidature, les données à caractère personnel vous concernant, en tant que locataire, sont conservées pendant toute la durée de votre bail et jusqu’à cinq ans après, ainsi que, le cas échéant, le temps nécessaire pour la gestion du contentieux y relatif.

H. Quels sont vos droits en vertu du RGPD ?

Conformément au RGPD, vous disposez, en tant que personne concernée, des droits suivants :

  • Droit d’accès :

Le droit d’accès vous permet d’obtenir, sur demande, de l’information sur les données à caractère personnel que nous détenons sur vous.

  • Droit de rectification :

Il s’agit du droit que vous avez de demander la rectification, dans les meilleurs délais, des données à caractère personnel qui seraient inexactes. Si vous constatez que des données à caractère personnel sont incomplètes, vous avez également le droit de demander qu’elles soient complétées.

  • Droit à l’effacement :

Dans certains cas, vous avez le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel. C’est notamment le cas si :

  • Les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles avaient été collectées ou traitées par le responsable du traitement ;
  • Les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
  • L’utilisateur, personne concernée, s’oppose au traitement, mais dans certains cas particuliers.

Le droit à l’effacement n’existe pas dans toutes les situations.

  • Droit à la limitation du traitement :

Dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement de vos données à caractère personnel, conformément à la législation applicable en matière de protection des données.

  • Droit à la portabilité des données :

Pour autant que de besoin, vous avez également le droit de recevoir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, dans les conditions prévues par la législation applicable en matière de protection des données. Dans tous les cas, le droit à l’effacement des données reste d’application. Ce droit n’existe que si la base de légitimation du traitement est fondée sur l’article 6, § 1er, a) ou l’article 9, § 2, a) (consentement) ou l’article 6, § 1er, b) (exécution d’un contrat) du RGPD. Notez que les autorités publiques traitent des données à caractère personnel essentiellement parce qu’elles en ont l’obligation ou exercent des missions d’intérêt public ou relevant de leur exercice.

  • Droit d’opposition :

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel si le traitement est fondé sur l’article 6, § 1, e) (mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité public) ou f) (intérêts légitimes) du RGPD. Dans ce cas, Le Foyer Schaerbeekois devra cesser le traitement des données à caractère personnel, à moins que nous ne démontrions qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

  • Droit de retirer son consentement :

Pour autant que le traitement se fonde sur le consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela ne porte toutefois atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

Pour de plus amples informations ou pour exercer vos droits, nous vous invitons à nous contacter par mail à l’adresse privacy@fsh.be.

Si vous le souhaitez, vous pouvez également contacter directement notre DPO, dont les coordonnées sont reprises au point B du présent document.

I. Votre droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Le Foyer Schaerbeekois met tout en œuvre pour traiter vos demandes et pour donner suite à l’exercice de vos droits dans les meilleurs délais.

Au cas où notre réponse ne vous donnerait pas satisfaction, vous avez le droit d’introduire à tout moment une demande d’information, de médiation ou une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (APD) si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel constitue une violation du RGPD.

Pour ce faire, des formulaires spécifiques sont disponibles sur le site internet de l’APD qu’il vous est demandé de renvoyer :

J. Mes données sont-elles transmises en dehors de l’Espace Économique Européen ?

  • Transfert de données au sein de l’Espace Economique Européen

Pour les nécessités de certaines activités de traitement réalisées par Le Foyer Schaerbeekois, certaines données sont transférées au sein de l’Espace Economique Européen. Au sein de l’Espace Economique Européen, les données à caractère personnel bénéficient du même niveau de protection.

  • Transfert de données hors de l’Espace Economique Européen

Pour les nécessités de certaines activités de traitement, certaines données à caractère personnel sont transférées en dehors de l’Espace Economique Européen. Nous transférons les données à caractère personnel et/ou octroyons l’accès à celles-ci à un sous-traitant, prestataire ou tiers situé dans des États non-membres de l’Espace Economique Européen uniquement lorsque :

  • Il se situe dans un état qui assure un niveau de protection adéquat en vertu d’une décision d’adéquation prise par la Commission européenne ;
  • Des garanties appropriées ont été mises en œuvre conformément au RGPD, comme par exemple :
    • La signature des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne pour le transfert des données à caractère personnel vers les sous-traitants établis dans les pays tiers (2010/87/UE) ; ou
    • Le recours à des règles d’entreprises contraignantes approuvées ; ou
    • L’application d’un code de conduite approuvé.

Aujourd’hui, les données à caractère personnel que nous transférons directement/indirectement en-dehors de l’Espace Economique Européen sont celles traitées par différents prestataires de services informatiques situés aux États-Unis et qui opèrent conformément à la décision d’adéquation pour les États-Unis (« EU-US Data Privacy Framework »).

K. Faisons-nous usage d’un processus décisionnel automatisé ?

Le traitement de vos données ne prévoit pas de décision automatisée.

[1] Cfr. article 9, 2, b) du RGPD

Version du 8 mail 2025